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「ルーチンワーク」を制御する Clip to Evernote

  • 2010年01月14日 (木)
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「繰り返し作業」には心理的に難しいところがあります。慣れれば慣れるほど作業は効率化しますし、計画も立てやすくなりますが、人はマンネリを嫌うからです。

「ルーチンワーク」を制御する

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私の基本的なタスク管理である「タスクシュート方式」では、タスクにかかる総時間を見積もります。この方法を使い込むうちに気がつくことは、この方法は「ルーチンタスクを制御するのに大変向いている」ということです。

同じ作業を繰り返すなら、見積もり時間を読みやすくなりますし、たとえば同じ曜日のタスクが似たようなものになれば、見積もりと作業記録が大いに役立つからです。タスクと時間を細かく見積もって算出して記録の精度を高めれば、このことの意義はどんどん増していきます。

ただ、私たちはルーチンタスクだけをやっているわけではないですし、たとえルーチンタスクでも、完全に同一の作業がいつまでも続くわけではありません。タスクは変化し、私たちも変化し、その上、「ルーチンタスク以外の仕事」もやってみたくなります。

ある意味ではすべてのタスクをルーチン化した方が、事が容易に運ぶタスクシュート方式でも、実際には上記のような理由から連日微調整を繰り返しています。

セミナーなどで必ず説明することですが、見積もりは当たらなくて当然のものです。当てることは目的ではなく、算出して調整することが目的です。ルーチンタスクはもっとも見積もりやすく、毎日のように現れます。家計でいえば光熱費のようなものです。その予算を立てておくだけで見えてくることがあるのです。

認識しやすい形にする

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連日ルーチンタスクの時間を見積もり、その精度が上がってくると、そこに注目するようになります。「光熱費」はなんとかならないのか。削れるのか、削れないのか。

ルーチンタスクにはいくつかのタイプがあります。DailyやWeeklyなど。多様なルーチンタスクの組み合わせによって、私の１日の90％は成り立っているのですが、こうなってくると、「どうにかできないものか？」と連日考えるようになります。

そして絞りに絞ります。するともう、どうにもできなくなってきます。節約術でも、とりあえず固定費を抑える努力は知られていますが、そうした努力はとりあえず限界に到達するでしょう。節約ばかりでは窮屈だからと、固定費をゆるめにすることもあるかもしれません。それとまったく同じ事が、時間でも起きるわけです。

たとえば私が365日やっていることは１日あたりほぼ６時間６分。この見積もりはもう削れないのです。食事をしたり歯を磨いたり娘を風呂に入れたりシャワーを浴びたりする時間です。やりたいことは、これ以外の時間をとってやるしかない。突発的に頼まれたこともこれ以外の時間に。

日々の基本的なパターンから、「それ以外」の活動の位置づけが見えてくるわけです。どちらが重要だとか、やっていて楽しいなどとは一概には言えません。そのときどきで変わります。しかし、ごく単純に言っても、６時間６分の活動の、前か、後か、その中でしか、「他の活動」はできないわけです。

▼心理ハック　「ルーチンワーク」を制御する


  • singchang

    なるほど♪もっと知りたくなりました。