ライフハック心理学

徹底的に整理する７つの方法

• 2009年07月14日 (火)
• ｜コメント(0)
• ｜トラックバック(0)

整理することの目的は、

１．「山」を減らして快適な空間で過ごすこと
２．情報にアクセスしやすい状態を保つこと
３．いろいろなコストを抑えること

などでしょう。

1の「山」には「名刺の山」「書類の山」「書籍の山」「タスクの山」「記憶の山」「ファイルの山」など、有形無形様々ありますが、「山」が積み上がると、それに占拠されて、空間がすごしにくくなります。それを防ぐのが整理の目的でしょう。

２は、整理を終えた暁に得られるメリットで、「山」がなくなれば、情報にアクセスしやすくなります。ターゲットは見つけやすくなり、探す気が失せなくなり、ホコリを吸ったりせずに済みます。

3のコストですが、たとえば書棚に書籍が山のようにあると、同じ本を二冊買ったりします。ある程度はやむを得ないかもしれませんし、わかっててやることもあるでしょうが、お金がないときに、間違ってこれをやると精神衛生上よくありません。また、整理されていない「書類の山」をかき分けると、時間コストもバカになりません。

というわけで、まとめてみました。

１　裁断+スキャンスナップ

FUJITSU ScanSnap S1500 FI-S1500 富士通 2009-02-07 売り上げランキング : 231 おすすめ平均 Amazonで詳しく見る by G-Tools

PLUS 断裁機 裁断幅A4 PK-513 26-128 プラス 売り上げランキング : 20 おすすめ平均 Amazonで詳しく見る by G-Tools

もはや定番の組み合わせといったところでしょうか。A4のビジネスパーソン向け雑誌などをとにかくデジタル化していきましょう。スペースが広がりますし、記事内容を文字列検索できます。

２　書類は「超」整理法+スキャンスナップ

「超」整理法とは、A4用紙が入る角2封筒で、書類をどんどん左側に立て足していく、シンプルな整理術です。同名の著書で有名な野口悠紀雄教授のオリジナルです。

その封筒群から引き出した封筒は、元に戻さず、また左側に戻します。こうすると、左側にいつも「最近使った書類」が集まるので、アクセスしやすいわけです。

ただし、書類をことごとくファイリングするため、会社でならともかく、家でやるとそれなりのスペースが必要になります。そこで、捨てるかどうか迷ったものは、ことごとく上記のScanSnapでデジタル化して、原本を捨てます。そうするとかなりのスペースが生まれるのです。

３　「辞書」は電子辞書に切り替えるか、OCR依頼する

辞書は大きいので、こういう方法が有効です。どうしても電子辞書に切り替えがたいという人には、OCR化するという方法があります。私は辞書ではないのですが、一部の書籍にこの方法を適用しています。

OCR・テキスト化サービス-ペパレス
小説・ビジネス本・自己啓発本など活字主体の本であれば、 1冊、基本料金（1000円）・400dpiでのスキャニングサービスの費用（書籍であれば2000円）に加えて下記のOCR・テキスト化サービスの費用がかかります。

４　名刺はスキャンして写真にする

私は、ScanSnapに同梱されていたソフトを利用しています。

http://scansnap.fujitsu.com/jp/product/s1500m/function/cm.html

５　DropBoxに集中する

複数台のPCを利用しているなら、これを使って整理しましょう。通常使っているファイルは、どのPCでも、自動的に更新状態になります。

６　不要になったファイルは「アーカイブ」して外付けＨＤＤへ

ただ、DropBoxの要領には上限があります。普段使わないようなファイルを大量に保存しておくのはもったいないでしょう。使わなくなったファイルは、まとめて外付けHDDにでもバックアップしておきましょう。今は大容量でもかなり安く手に入ります。

BUFFALO TurboUSB/耐衝撃/巻きピタケーブル収納 USB2.0用 ポータブルHDD 160GB ホワイト HD-PF160U2-WH バッファロー 売り上げランキング : 10660 おすすめ平均 Amazonで詳しく見る by G-Tools

７　利用したメモはEVERNOTEへ。特に「神様マニュアル」

私は特にメモの最終着地点を、EVERNOTEにしています。特に「これは助かった！」というマニュアル系の知識を、「神様マニュアル」というNOTEBOOKに集めています。