心理ハック
第4回マインドハックス研究会、残り１席です
6／22(月)予定の、第4回マインドハックス研究会、残り１席となりました。
定員に達し次第〆切とさせていただきますので、ご参加を検討されているかたは、どうぞお早めにお申し込みいただきますよう、お願いします。
▼概要
http://www.mindhacks.jp/2009/06/post-582
Toodledoをタスクシュート風に使う３
タイトルシリーズの続きです。
タスクシュートのメインテーマは、「今日やろうというタスクを、寝るまでに終わらせることができるのか」を、リアルタイムで把握しておいて、
・現状のペースでよいのかどうか
・緊急タスクを先にやるとその結果はどうなるか
・時間がなければ先送りにした方がいいタスクはどれか
などを、逐一検討することにあります。
それと同時に、週間単位で
・忙しそうな日
・約束などを入れてもいい日
をすぐに見つけられるようにする、という役割もあります。自分自身の「空き状況」を知るということです。
この目的をToodledoでも果たすために、抽出条件を使って、タスクを絞り込むという方法があります。たとえば、6月22日のタスク予約状況を把握するには、次のような抽出条件を用意すればいいのです。
もちろんこれは、「コンテクスト」などにどんなキーワードを入れているかによって、変わってくるでしょう。私は、基本的に「毎日やること」と「特定日時にだけやること」との組み合わせを作っているので、上記のような条件になるのです。
上記の結果として、次のようなタスクリストが得られます。
要するに、
・「コンテクスト」が「毎日」であれば、DueDateに関係なくすべての稼働日にタスクとして入ってくる
・「コンテクスト」が「毎日」でないものについては、DueDateにしたがって入ってくる
というだけの条件です。これで見ると、6-22は16.2時間。7時間弱は睡眠に当てたい私としては、この日の空き時間(３食、休憩、読書、テレビ視聴、入浴、仕事中の休憩時間はすでに算出済み)は1時間弱ということがわかります。
今すぐ集中力を取り戻す15の方法
１．余計なものを片付けて集中できる机を用意する
集中力とは、脳の覚醒レベルを上げることではなく、雑音に注意を取られないことで高められます。
２．集中できるエディタを使う
「資料」は本当に役に立っているでしょうか？ デジタルでもアナログでもノイズが集中を乱すもとです。
▼参考
どんどん集中して「書ける」エディタ『Dark Room』
http://www.popxpop.com/archives/2006/11/dark_room.html
３．今から取りかかる仕事のゴールをはっきりさせる
目の前の目的がクリアになるほど集中できます
４．サウンド効果を利用する
誰にでも効果があるとは限りませんが、こんな方法もあります。
▼参考
集中力を養う３つのポイント + α
http://lifehacking.jp/2007/09/3-tips-for-concentration/
５．パソコンを再起動して休憩する
パソコンに休息を。ついでに自分も休みます。
６．集中！集中！
サブリミナルコントロール。言葉で自分を「集中！」させます。疑わしいですが効果はあるのです。
７．水を飲む
席を立って水を飲む。座ったまま関係ないサイトをチェックしているなら今すぐ！
８．リラックスする
集中する前に、リラックスすると効果的です。このカラクリは、以下の通り。
９．5ルール
やることが多すぎるなら、5つだけ、5分だけ、5時まで、ダッシュをかけます。5時でなくてもいいです。
10.タイマーをセットする
もっと時間切迫感が欲しければ。
震えてお知らせ バイブレーション機能付き カード型デジタルタイマー 「バイブガード」 ピンク T-155PK
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重宝しています
11.Doingリストのためのノートパッド
集中を途切れさせないために、「後でやる」ことをメモするPadを用意しましょう。
▼参考
今、そこにある未来：脳内バイパスを作る Doing リストの実践例
http://lifehacking.jp/2008/03/doing-list2/
12.ごほうび
仕事が終わった時のごほうびを用意しましょう。集中力が維持できます。
13.バッテリーの短いノートブック
タイマーによる時間切迫感より、リアリティが増します。電源が落ちそうなノートブックを持って、喫茶店で仕事しましょう。
▼参考
仕事のスピードを無理矢理アップさせるコツ
http://cyblog.jp/modules/weblog/details.php?blog_id=124
14.目薬をさす
目が疲れてくると、集中力が落ちます。
15.余計なアプリケーションはすみやかにシャットダウン
集中するために、マルチタスクな状態は、パソコンでも脳でも避けることです。
Toodledoをタスクシュート風に使う２
先日あげたエントリに、「ごきげん」さんから次のようなご質問いただきましたので、それにお答えいたします。
毎日やることは、毎日入力しなければならないのでしょうか？
タスクシュートはExcelベースなので、タスクはコピーアンドペーストで前日のものを翌日分とすることができますし、「繰り返し設定」しておけば、タスク完了時に、「何日後にタスクを生成するか？」と問われます。「1」と入力すれば、翌日、同じタスクを作成できます。
全く同じように、ToodledoでもRepeat設定することで、1日後、1週間後、2週間後、1ヶ月後など、さまざまにタスク再生産する方法があります。
こうした機能がないと、ルーチンタスクが多い人はとてもやっていられなくなります。基本的に、全く同じタスクを再生産するだけに過ぎませんが、これがあれば、一度まとめてタスク入力してしまえば、後は繰り返し作業になります。
なお、Repeatには設定項目があって、
・Repeat from Due Date
・Repeat from Completion Date
が選べるようになっています。たとえば「Weekly」で繰り返し設定した場合、上は、締め切り設定日の1週間後に、タスクが再生成されます。下は、チェックボックスを入れた日、つまりタスク完了した1週間後の日付で、再生成されます。
だから私は、Toodledoを使うに当たって、Due Dateの設定が非常に重要になると思っています。基本的にタスクリストの大半は「今日やること」という設定になっているのです。タスクシュートでいえば、Due Dateは「基準日」です。
したがって上記の使い分けですが、たいていのタスクはCompletion Date設定にします。1つ終わったら、次をやる、ということになるからです。が、毎週同じ曜日に繰り返すようなタスクは、Due Dateに設定します。その週にやってもやらなくても、次の週の同じ曜日に同じ事をやることになるからです。
もし、毎週水曜日にやることなのに、Completion Dateにしておくと、水曜日にやらず、木曜日にやってしまった場合、次の週は木曜日にそのタスクが生成されることになって、後々困りかねないわけです。
Toodledoをタスクシュート風に使う１
最近私は、Toodledoというツールを使って仕事をしています。もともと、タスクの総時間を常に見積もっておきたいという強い欲求があって、TaskChuteというツールをシゴタノ！からダウンロードして利用していたのですが、これを、オンラインでもiPhoneからもチェックしたいという願望が強くなり、ToodledoをTaskChuteのようにカスタマイズして、使うことにしました。
Toodledoは、きわめて多機能であるため、やろうと思えばこういうことができるすばらしいツールなのですが、何しろ多機能すぎると言っていいほどなので、最初は取っつきにくいようです。ですので、最初から少しずつ、TaskChute風に使うやり方を書いていきたいと思います。
最終的には、次のような画面を作ることを目指します。
なぜ、Searchを赤で囲っているかというと、この画面は、検索結果として表示する画面だからです。
フォルダとコンテクスト
ではまず最初にやることですが、まずはフォルダとコンテクストの内容を決めます。アカウントを摂って使用開始すると、次のようなサイドメニューが現れるので、そこから作っていきます。
フォルダもコンテクストも、後から自由に書き換えられますので、最初は適当に決めていいと思います。
私はフォルダに自分の仕事の種類をリストアップしていきました。次のような感じになります。
次にコンテクストですが、私はコンテクストを「時間属性」で考えています。つまり「毎日やること」「特定期日にやること」「一回きりで終わること」「約束」などに分けます。これは、後ほど「Search」をかけて結果を残すための分類になります。
なおここに「プロジェクト微分」とありますが、これはほとんどの場合、「毎日やること」です。しかし、プロジェクトはいつか終わるものであり、「毎日いつまでもやること」(たとえば掃除)とはちがう指標を与えておきたいのでこうしています。なくてもかまわないし、後から作ってもいいでしょう。
ちなみに、Toodledoのフォルダとコンテクストは、機能の上では同じ振る舞いをするようです。ですから、入れ替えができます。あくまでも自分でどう定義づけるかの問題で、GTDなどを実践するかたは、相応の定義の仕方があるのだと思います。私には、同じものなので、自分に都合よく使い分けています。
タグ
それから、「タグ」があります。これはフォルダやコンテクストとは異なり、1つのタスクに複数のタグを同時に割り当てられます。フォルダもコンテクストも、これはできません。たとえば「毎日」というコンテクストを与えておきながら「約束」というコンテクストも同時に割り振る、ということはできません。
私は「タグ」も、同時に割り振ることはあまりありません。「タグ」には、TaskChuteでいうところに「セクション」を割り当てています。すなわち、9時から12時であれば、セクション「B」です。12時から15時であればセクション「C」です。これは好みで割り当てればいいでしょうし、割り当てずともOKです。
ToodledoがTaskChute風に使えるところは、検索結果ごとに、見積もり総時間を自動的に算出してくれる点です。だから、セクションBで抽出すれば、セクションBの見積もり時間を自動で出してくれます。次のようになります。
これを、今日の見積もり時間だろうと、2009-06-17(水)の見積もり時間だろうと、Searchをかければその条件にあったタスクを抽出し、その見積もり時間を出してくれるので、何月何日にどのタスクをAddできるか、あるいは約束を入れていいかなどが、手に取るようにわかります。ここが最重要ポイントです。
ざっと説明するとこんな風になりますが、これだけではToodledoの使い方が手に取るようにわかる、とはいかないと思うので、ご質問のあるかたはコメントへどうぞ。お待ちしております。私はTaskChute風に使っていますが、そうでない使い方もできると思いますので、そちらからのご質問などもあれば、できる範囲でお答えします。
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